Wyzwanie
Zatrudniając ponad 10 000 pracowników w zakładach produkcyjnych, biurach i centrach dystrybucyjnych w wielu krajach, firma zmagała się z problemem zapewnienia równego dostępu do kanałów zgłaszania. Pracownicy fabryczni — z których wielu nie posiadało służbowych adresów e-mail — nie mieli realnej możliwości zgłaszania obaw. Średni czas rozwiązywania spraw wynoszący 45 dni powodował, że kwestie bezpieczeństwa pracy, mobbingu czy naruszeń etycznych pozostawały nierozwiązane przez wiele tygodni.
Zespół ds. etyki był przeciążony ręcznym sortowaniem zgłoszeń, a sprawy międzynarodowe wymagały koordynacji między działami prawnymi w różnych krajach bez wspólnej bazy danych.
Rozwiązanie
System VoiCase wdrożono ze szczególnym uwzględnieniem dostępności dla pracowników fizycznych oraz międzynarodowego zarządzania sprawami:
- Stacje anonimowego zgłaszania oparte na kodach QR umieszczone w strefach socjalnych i stołówkach, umożliwiające wysyłanie zgłoszeń ze smartfonów bez konta e-mail.
- Włączenie obsługi wielojęzycznej w 8 językach w celu dopasowania do struktury zatrudnienia w poszczególnych krajach.
- Automatyczne kierowanie spraw do właściwych regionalnych oficerów compliance i zespołów prawnych na podstawie lokalizacji i kategorii sprawy.
- Reguły eskalacji terminów (SLA) automatycznie oznaczające sprawy zbliżające się do ostatecznych terminów, zapobiegając ich przeoczeniu.
Wyniki
Zmiany wpłynęły pozytywnie zarówno na szybkość reagowania, jak i kulturę organizacyjną:
- Skrócenie średniego czasu rozwiązania spraw z 45 do 12 dni — poprawa o 73% uzyskana dzięki automatycznemu kierowaniu zgłoszeń, szybkiej segregacji i monitorowaniu terminów.
- Wzrost liczby zgłoszeń o 40% — pracownicy fizyczni, którzy wcześniej nie mieli kontaktu z systemem, zaczęli zgłaszać problemy.
- Dominacja zgłoszeń anonimowych — ponad 65% wszystkich zgłoszeń przesyłano anonimowo, co potwierdza, że system zbudował zaufanie załogi.
- Usprawnienie spraw międzynarodowych — wspólny podgląd spraw z uwzględnieniem lokalnych jurysdykcji zastąpił nieefektywną wymianę wiadomości e-mail między prawnikami.
Inne zasoby
- Rozwiązania dla Budownictwa i Przemysłu — narzędzia dostosowane do specyfiki pracowników fizycznych i terenowych.
- Wdrożenie w europejskiej firmie technologicznej — inna historia sukcesu w międzynarodowym środowisku.
- Budowanie kultury Speak-Up — jak zgłoszenia anonimowe budują zaufanie przynoszące rezultaty.