Fraude aux achats et inconduite des fournisseurs

Aperçu

La fraude en matière d'approvisionnement et la mauvaise conduite des fournisseurs peuvent avoir un impact significatif sur les finances, la conformité réglementaire et la réputation de l'organisation. Ces problèmes peuvent impliquer des pots-de-vin, des factures gonflées, une collusion avec des fournisseurs ou une manipulation des processus d'approvisionnement.

Étant donné que les décisions d’approvisionnement impliquent souvent plusieurs parties prenantes, les comportements inappropriés peuvent rester cachés à moins que les employés ou les fournisseurs ne signalent leurs inquiétudes.

Les systèmes de dénonciation permettent aux employés, aux fournisseurs et aux tiers de signaler en toute confidentialité les activités d'approvisionnement suspectes, permettant ainsi aux organisations d'enquêter sur les fraudes potentielles et de renforcer la gouvernance des achats.

1. Définition du problème

La fraude en matière d'approvisionnement se produit lorsque des employés ou des parties externes manipulent les processus d'achat à des fins personnelles ou pour bénéficier injustement à des fournisseurs spécifiques.

2. Drapeaux rouges typiques

Les indicateurs peuvent inclure :

Contrats répétés attribués au même fournisseur sans justification claire
Modèles de paiement inhabituels des fournisseurs
Factures gonflées ou paiements en double
Absence d'appel d'offres
Relations avec les fournisseurs impliquant des relations personnelles

3. Déclaration et admission

Les rapports peuvent être soumis via :

Plateformes d’alerte
Canaux de conformité des achats
Plaintes des fournisseurs

4. Triage initial et évaluation des risques

Les enquêteurs doivent évaluer :

Impact financier
Violations de la politique d'approvisionnement
Risques potentiels de corruption

5. Processus d'enquête étape par étape

Les étapes typiques comprennent :

Examen des dossiers d'approvisionnement
Évaluation des contrats des fournisseurs
Interviewer le personnel des achats
Analyser les opérations de paiement

6. Collecte de preuves

Les preuves peuvent inclure :

Contrats des fournisseurs
Approbations des achats
Dossiers de paiement
Courriels et communications

7. Confidentialité et protection des lanceurs d’alerte

Protéger l’identité du journaliste et maintenir la confidentialité pendant l’enquête.

8. Mesures d'atténuation et mesures correctives

Les actions possibles incluent :

Révision ou résiliation du contrat du fournisseur
Mesures disciplinaires
Améliorations de la politique d’approvisionnement

9. Exigences en matière de documentation

Conserver les dossiers d'enquête, y compris les journaux de preuves et les rapports de conclusions.

10. Clôture du dossier et suivi

Les organisations devraient revoir les contrôles des achats et renforcer les mécanismes de surveillance.

11. Comment VoiCase peut vous aider

Des plateformes telles que VoiCase aident les organisations à gérer les rapports de mauvaise conduite en matière d'approvisionnement grâce à des systèmes de reporting sécurisés et des flux de travail d'enquête structurés.

12. Avis de non-responsabilité

Les organisations doivent adapter leurs procédures d’enquête conformément aux lois et réglementations en vigueur en matière de passation des marchés.

Références

Guide de prévention de la fraude de l'ACFE
Principes anticorruption de l'OCDE