← Terug naar Playbook

Intimidatie & Pesten op de Werkvloer

Overzicht

Intimidatie en pesterijen op de werkplek kunnen een aanzienlijke invloed hebben op het welzijn van werknemers, de teamsamenwerking en de algehele organisatiecultuur. Aanhoudende intimidatie, vernedering, verbaal geweld of uitsluiting kunnen een vijandige werkomgeving creëren en het vertrouwen binnen teams ondermijnen.

Werknemers kunnen aarzelen om intimidatie via traditionele managementkanalen te melden, uit angst voor vergelding, machtsongelijkheid of bezorgdheid dat hun klachten niet serieus zullen worden genomen. Klokkenluiderssystemen en vertrouwelijke meldingsplatforms bieden veiligere mechanismen voor werknemers en derden om zorgen te uiten.

Organisaties moeten snel en professioneel reageren op beschuldigingen van intimidatie door middel van gestructureerde onderzoeksprocedures die eerlijkheid, vertrouwelijkheid en bescherming voor alle betrokken partijen garanderen.

Pesten versus intimidatie op de werkplek

Het begrijpen van het onderscheid tussen pesten en intimidatie is van cruciaal belang voordat u een onderzoek start, omdat elk onderzoek verschillende juridische implicaties en onderzoeksprotocollen met zich meebrengt.

Intimidatie op de werkplek

Intimidatie is ongewenst gedrag dat verband houdt met een beschermd kenmerk – zoals geslacht, ras, etnische of nationale afkomst, religie of overtuiging, handicap, leeftijd of seksuele geaardheid – dat tot doel of gevolg heeft de waardigheid van een persoon te schenden of een intimiderende, vijandige, vernederende of aanstootgevende omgeving te creëren.

In de Europese Unie is intimidatie op basis van beschermde kenmerken verboden op grond van de EU-richtlijnen inzake gelijke behandeling en de nationale antidiscriminatiewetgeving. Wanneer wangedrag wordt gemeld via een intern spreekkanaal, moeten organisaties ook voldoen aan de verplichtingen die zijn vastgelegd in de EU-klokkenluidersrichtlijn 2019/1937.

Pesten op de werkplek

Bij pesten gaat het om herhaald, onredelijk gedrag gericht tegen een persoon of groep, dat een risico inhoudt voor de gezondheid, veiligheid of waardigheid. In tegenstelling tot intimidatie vereist pesten geen verband met een beschermd kenmerk. Het kan gaan om aanhoudende publieke kritiek, manipulatie van de werkdruk, sociale uitsluiting, bedreigingen of vernederende communicatie.

Pesten wordt aangepakt door middel van wetgeving op het gebied van gezondheid en veiligheid op het werk, intern beleid op de werkplek en – indien gemeld via een spreekkanaal – de antivergeldings- en vertrouwelijkheidsverplichtingen van de EU-klokkenluidersrichtlijn.

Belangrijkste verschillen in één oogopslag

Beide vormen van wangedrag kunnen worden gemeld via een klokkenluiderskanaal en moeten worden onderzocht onder dezelfde vertrouwelijkheids- en antivergeldingsverplichtingen.

1. Probleemdefinitie

Bij intimidatie en pesten op de werkplek gaat het om herhaaldelijk of ernstig gedrag dat een persoon op de werkplek intimideert, vernedert of ondermijnt. Hierbij kan gedacht worden aan verbaal geweld, bedreigingen, aanhoudende kritiek, uitsluiting van werkzaamheden of ander gedrag dat een vijandige of intimiderende omgeving creëert.

2. Typische rode vlaggen

Mogelijke indicatoren zijn onder meer:

• Herhaalde klachten over dezelfde persoon

• Vijandige of agressieve communicatiepatronen

• Medewerkers mijden bepaalde collega’s of leidinggevenden

• Verhoogde stress, ziekteverzuim of personeelsverloop bij werknemers

• Plotseling ontslag van medewerkers binnen een team

3. Rapportage en intake

Bezorgdheid over intimidatie kan worden gemeld door werknemers, managers, opdrachtnemers of adviseurs, en voormalige werknemers.

Rapportagekanalen kunnen zijn:

• Klokkenluidersplatforms

• HR-rapportagemechanismen

• Ethische hotlines

Anonieme rapportagemogelijkheden moeten waar mogelijk beschikbaar zijn.

Alle meldingen moeten worden gedocumenteerd in het casemanagementsysteem en beperkt blijven tot bevoegd personeel.

4. Initiële triage en risicobeoordeling

Organisaties moeten het volgende beoordelen:

• De ernst van het vermeende gedrag

• De potentiële impact op het welzijn van werknemers

• Of het nu gaat om leidinggevend of toezichthoudend personeel

• Of onmiddellijk ingrijpen nodig is om werknemers te beschermen

5. Stapsgewijs onderzoeksproces

Het volgende proces van acht stappen biedt een gestructureerd raamwerk voor het onderzoeken van beschuldigingen van intimidatie en pesten.

Wijs een onpartijdige onderzoeker aan. Selecteer iemand zonder belangenverstrengeling, zonder eerdere betrokkenheid bij de zaak en met voldoende anciënniteit om toegang te krijgen tot alle relevante informatie. Voor oudere respondenten kunt u een externe onderzoeker overwegen.

Informeer en informeer de partijen. Informeer de klager dat er een formeel onderzoek is geopend. Informeer de verweerder voldoende gedetailleerd over de beschuldiging zodat deze kan reageren, zonder de identiteit van de klager bekend te maken wanneer anonimiteit van toepassing is. Instrueer alle partijen over vertrouwelijkheidsverplichtingen en bescherming tegen vergelding.

Bewaar al het relevante bewijsmateriaal. Voordat u interviews afneemt, dient u e-mails, berichtenlogboeken, HR-gegevens, aanwezigheidsgegevens en ander schriftelijk bewijsmateriaal te beveiligen. Instrueer alle partijen om communicatie niet te verwijderen.

Interview eerst met de klager. Gebruik open vragen. Documenteer het verslag gedetailleerd: specifieke incidenten, data, tijden, locaties en de namen van eventuele getuigen. Zie het interviewsjabloon hieronder.

Interview getuigen afzonderlijk. Neem onafhankelijk contact op met elke getuige om besmetting van de rekeningen te voorkomen. Herinner getuigen aan het begin van elk verhoor aan de vertrouwelijkheidsverplichtingen.

Interview de respondent. Presenteer de beschuldiging en geef de respondent alle gelegenheid om te reageren. Maak de identiteit van de klager niet bekend buiten wat nodig is voor de verweerder om de specifieke beschuldigingen te begrijpen en aan te pakken.

Beoordeel het bewijsmateriaal. Evalueer de consistentie tussen de accounts, de bevestiging van getuigen en documenten, de geloofwaardigheid van elke partij en of het gedrag voldoet aan de drempel voor intimidatie of pesten volgens uw beleid en de toepasselijke wetgeving.

Stel een bevindingenrapport op. Documenteer het onderzoeksproces, het beoordeelde bewijsmateriaal, de analyse en een duidelijke bevinding: onderbouwd, niet onderbouwd of niet doorslaggevend. Neem aanbevelingen op voor corrigerende maatregelen als de klacht gegrond is.

6. Bewijsverzameling

Bewijs kan het volgende omvatten:

• E-mailcommunicatie

• Berichtenplatformrecords

• Getuigenverklaringen

• HR-klachtenregistratie

• Vergadernotities of werkplekdocumentatie

7. Vertrouwelijkheid en bescherming van klokkenluiders

Organisaties moeten:

• Bescherm de identiteit van de verslaggever waar mogelijk

• Beperk de onderzoekstoegang tot geautoriseerde personen

• Houd de werkplek in de gaten voor mogelijke represailles

• Zorg voor een veilige opslag van onderzoeksgegevens

8. Mitigatie- en corrigerende maatregelen

Corrigerende maatregelen kunnen zijn:

• Disciplinaire actie

• Verplichte gedragstraining op de werkplek

• Managementcoaching of supervisie

• Bemiddeling waar nodig

• Beleidsversterking en communicatie

8a. Interviewsjabloon voor onderzoek naar intimidatie

Gebruik de volgende vragen als een gestructureerd raamwerk. Pas de formulering aan de specifieke feiten en uw toepasselijke arbeidsrecht aan. Vermijd suggestieve vragen en zorg voor voldoende tijd voor gedetailleerde antwoorden.

Sollicitatievragen voor klager

• Kunt u in uw eigen woorden beschrijven wat er gebeurde? Vermeld daarbij de data, tijden, locaties en wie aanwezig was.

• Hoe lang doet dit gedrag zich al voor? Was dit een geïsoleerd incident of onderdeel van een patroon?

• Gelooft u dat het gedrag verband hield met een persoonlijk kenmerk, zoals uw geslacht, ras, leeftijd, religie of handicap?

• Zijn er getuigen die het gedrag hebben waargenomen of aan wie u dit destijds heeft gemeld?

• Heeft u enig schriftelijk bewijsmateriaal (berichten, e-mails, aantekeningen of vergaderverslagen)?

• Heeft u deze kwestie eerder besproken met een manager of HR? Zo ja, welk antwoord heeft u ontvangen?

• Welke invloed heeft dit gedrag op uw werk, gezondheid en welzijn?

• Welk resultaat verwacht u met dit onderzoek?

Vragen voor getuigenverhoor

• Was u aanwezig bij één van de beschreven incidenten? Zo ja, wat heb je waargenomen?

• Heeft u bij andere gelegenheden soortgelijk gedrag tegenover deze of andere collega's waargenomen?

• Heeft de klager met u gesproken over zijn ervaringen op of rond de tijd dat de incidenten plaatsvonden?

• Is er nog iets dat volgens u relevant is voor dit onderzoek?

Interviewvragen van de respondent

• Er wordt u gevraagd te reageren op een bezorgdheid over uw gedrag. Kunt u uw herinnering aan het/de genoemde incident(en) beschrijven?

• Betwist u enig aspect van wat u is beschreven?

• Wat was uw bedoeling met de communicatie of het gedrag in kwestie?

• Bent u op de hoogte van enige context of omstandigheden waarmee het onderzoek rekening moet houden?

• Is er iemand die uw account kan bevestigen?

9. Documentatievereisten

Documentatie moet het volgende omvatten:

• Innameregistraties

• Onderzoeksplannen

• Interviewnotities

• Bewijslogboeken

• Bevindingen rapporten

• Het volgen van corrigerende maatregelen

10. Sluiting en follow-up van de zaak

Na afsluiting van een zaak moeten organisaties:

• Monitor de dynamiek op de werkplek

• Zorg ervoor dat er geen vergelding plaatsvindt

• Versterk de gedragsnormen op de werkplek

11. Hoe VoiCase kan helpen

Een gecentraliseerd rapportageplatform zoals VoiCase kan organisaties helpen bij het beheren van beschuldigingen van intimidatie via vertrouwelijke rapportagekanalen, het volgen van onderzoeksworkflows, op rollen gebaseerde toegangscontroles en gestructureerd documentatiebeheer.

12. Disclaimer

Organisaties moeten de onderzoeksprocedures aanpassen aan hun lokale arbeidswetgeving en intern beleid. Bij complexe zaken kan overleg met een juridisch adviseur of externe onderzoekers nodig zijn.

Referenties

• ILO-werkpleknormen

• EEOC Leidraad voor werkplekonderzoek

• Best practices voor CIPD-onderzoek

Veelgestelde vragen

Hoe onderzoek je pesten op de werkvloer?

Het onderzoeken van pesten op de werkplek omvat het documenteren van de initiële klacht met specifieke incidenten, data en getuigen, het aanwijzen van een onpartijdige onderzoeker, het interviewen van de klager met behulp van open vragen, het afzonderlijk interviewen van getuigen, het interviewen van de beschuldigde om hen de kans te geven te reageren, het verzamelen van bewijsmateriaal zoals e-mails en HR-gegevens, het beoordelen van het bewijsmateriaal in overeenstemming met het beleid op de werkplek en het bepalen van corrigerende maatregelen, indien onderbouwd. Voor gedetailleerde interviewtechnieken raadpleegt u onze gids voor best practices bij onderzoek naar intimidatie.

Wat is het verschil tussen pesten en intimidatie op de werkplek?

Intimidatie is ongewenst gedrag dat verband houdt met een beschermd kenmerk – zoals geslacht, ras, leeftijd, handicap of religie – dat de waardigheid van een persoon schendt of een vijandige omgeving creëert. Het is verboden op grond van de antidiscriminatiewetgeving. Bij pesten gaat het om herhaald, onredelijk gedrag dat degradeert of intimideert, maar waarvoor geen beschermde karakteristieke link vereist is. Het wordt doorgaans aangepakt via wetgeving op het gebied van gezondheid en veiligheid op het werk en intern gedragsbeleid. Beide kunnen worden gemeld via een klokkenluiderskanaal en beide leiden tot dezelfde vertrouwelijkheids- en anti-vergeldingsverplichtingen.

Wat is een onderzoek naar een vijandige werkomgeving?

Een onderzoek naar een vijandige werkomgeving is een formele beoordeling van beschuldigingen dat aanhoudende intimidatie, intimidatie, verbaal geweld of uitsluiting een intimiderende of aanstootgevende werkplek heeft gecreëerd. Het onderzoek onderzoekt of het gedrag ernstig of diepgaand genoeg was om de arbeidsomstandigheden te veranderen, of de organisatie op de hoogte was of had moeten zijn van het gedrag, en of er redelijke stappen zijn ondernomen om het aan te pakken.

Hoe lang duurt een onderzoek naar intimidatie op de werkplek?

De meeste onderzoeken naar intimidatie op de werkplek duren 2 tot 6 weken, afhankelijk van de complexiteit. Eenvoudige zaken met weinig getuigen kunnen binnen één tot twee weken worden opgelost, terwijl complexe zaken waarbij meerdere klagers of hoger personeel betrokken zijn, langer kunnen duren. Volgens de EU-klokkenluidersrichtlijn moeten organisaties meldingen binnen zeven dagen bevestigen en binnen drie maanden feedback geven.

Wat gebeurt er na een onderzoek naar intimidatie op de werkplek?

Na een onderzoek naar intimidatie documenteert de organisatie de bevindingen als onderbouwd, niet onderbouwd of niet doorslaggevend. Indien onderbouwd kunnen corrigerende maatregelen bestaan ​​uit disciplinaire maatregelen, verplichte gedragstraining, managementcoaching, bemiddeling of beleidsversterking. De klager wordt op de hoogte gebracht van de uitkomst en de werkplek wordt gecontroleerd op vergelding.

Kunnen anonieme meldingen van pesten worden onderzocht?

Ja, anonieme meldingen van pesten kunnen en moeten worden onderzocht. Moderne anonieme rapportageplatforms maken veilige tweerichtingscommunicatie mogelijk, waardoor onderzoekers vervolgvragen kunnen stellen zonder de identiteit van de melder prijs te geven. Organisaties moeten anonieme meldingen met dezelfde ernst behandelen als geïdentificeerde klachten om het vertrouwen in hun spreekcultuur te behouden.

Onderzoeksgidsen

• Absenteïsme & Verloffraude
• Omkoping & Corruptie
• Belangenverstrengeling