De Uitdaging
Met meer als 10.000 medewerkers verspreid over fabrieken, kantoren en distributiecentra in meerdere landen, had het bedrijf moeite om iedereen gelijke toegang te geven tot meldsystemen. Fabrieksmedewerkers — waarvan velen geen zakelijk e-mailadres hebben — hadden geen eenvoudige manier om incidenten te melden. De gemiddelde doorlooptijd van 45 dagen betekende dat veiligheidsrisico's, intimidatie en ethische schendingen wekenlang bleven liggen voordat er actie werd ondernomen.
Het ethiek-team werd overspoeld met handmatige routering, en internationale zaken vereisten veel afstemming tussen juridische teams in verschillende landen zonder gedeeld systeem.
De Oplossing
VoiCase werd geïmplementeerd met de nadruk op toegankelijkheid voor fabriekspersoneel en internationale samenwerking:
- QR-code anonieme meldstations in kantines en gemeenschappelijke ruimtes maakten mobiele meldingen mogelijk zonder zakelijke e-mail.
- Meertalige ondersteuning geactiveerd voor 8 talen om alle medewerkers in hun eigen taal te kunnen bedienen.
- Geautomatiseerde routering ingericht om meldingen direct door te sturen naar de juiste regionale compliance-officer en het lokale juridische team.
- SLA-escalatieregels ingesteld om meldingen die de deadline naderen automatisch te escaleren, zodat geen enkele zaak bleef liggen.
De Resultaten
De impact was direct zichtbaar in zowel de oplossingssnelheid als de bedrijfscultuur:
- Gemiddelde doorlooptijd daalde van 45 naar 12 dagen — een verbetering van 73% dankzij automatische routering, snellere triage en strakke SLA-bewaking.
- Meldvolume steeg met 40% — productiemedewerkers die voorheen geen toegang hadden, begonnen het systeem direct te gebruiken.
- Anoniem melden werd het belangrijkste kanaal — meer als 65% van alle meldingen werd anoniem ingediend, wat getuigt van een groot vertrouwen in het platform.
- Internationale samenwerking verbeterd — één centrale dossierweergave met landspecifieke workflows verving de onoverzichtelijke e-mailwisselingen tussen juridische teams.
Meer Bronnen
- Bouw & Industrieoplossingen — meldkanalen ontworpen voor fabrieks- en veldmedewerkers.
- Case Study: Europese Tech-onderneming — een ander succesvol internationaal compliance-project.
- Bouwen aan een Speak-Up Cultuur — hoe anoniem melden het noodzakelijke vertrouwen opbouwt.